Von 12 Stunden auf 20 Minuten bei der Rechnungserfassung
Illustratives Beispiel. Werte sind repräsentative Zielgrößen, keine konkrete Kundenaussage.
Rechnungserfassung ist die klassische versteckte Steuer für ein Finance-Team. Die Dokumente kommen als PDFs in einem Dutzend verschiedener Layouts, jemand liest jedes einzeln und tippt Lieferant, Positionen und Summen ins ERP, und eine einzige vertippte Zahl kann eine Fehlzahlung auslösen, deren Korrektur weit mehr kostet, als die Erfassung je gespart hat.
Warum es länger dauert, als es aussieht
Keine zwei Lieferanten formatieren eine Rechnung gleich, also muss ein Mensch dieselben Felder auf jedem Dokument an anderer Stelle suchen. Genau dieses ständige Umschalten lässt ein paar hundert Rechnungen im Monat zu Tagen werden, und es ist die Art Arbeit, bei der die Aufmerksamkeit nachlässt und Fehler entstehen.
Die Folgekosten sind der Abgleich: Wenn ERP und Beleg nicht übereinstimmen, muss das jemand zum Monatsende finden und korrigieren, lange nachdem der Fehler passiert ist.
Wie wir es angehen würden
Eine Extraktions-Pipeline liest jede Rechnung per OCR und LLM, zieht Lieferant, Positionen, Summen und Bestellnummer heraus und validiert sie, Formatprüfungen, Abgleich mit der Bestellung und Dublettenerkennung, bevor irgendetwas ins ERP geschrieben wird.
Sichere, abgeglichene Rechnungen werden automatisch gebucht; alles, was eine Prüfung nicht besteht, ein Betrag, der nicht aufgeht, ein Lieferant ohne Match, geht zur schnellen Freigabe oder Korrektur an eine Person, statt geraten zu werden. Das Ergebnis ist ein sauberer Audit-Trail, der genau zeigt, was automatisch lief und was geprüft wurde.
Finance-Mitarbeitende tippten monatlich Daten aus tausenden PDF-Rechnungen ab – langsam, fehleranfällig und demotivierend.
Eine Extraktions-Pipeline liest Rechnungen, validiert gegen Bestellungen und schiebt strukturierte Daten mit menschlicher Prüfung für Ausnahmen ins ERP.
Manuelle Erfassungszeit von ~12 Stunden auf ~20 Minuten pro Stapel gesunken, mit weniger Fehlern und sauberem Audit-Trail.
- Jedes Feld vor dem Schreiben gegen Ihre Daten validieren, nie blind buchen.
- Unsichere Vorgänge an einen Menschen leiten, statt eine Schätzung zu erzwingen.
- Einen Audit-Trail aus automatisch bearbeiteten vs. geprüften Vorgängen für Monatsende und Compliance führen.
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