Von 12 Stunden auf 20 Minuten bei der Rechnungserfassung
Illustratives Beispiel. Werte sind repräsentative Zielgrößen, keine konkrete Kundenaussage.
Rechnungserfassung ist die klassische versteckte Steuer für ein Finance-Team. Dokumente kommen als PDFs in einem Dutzend Layouts, jemand liest jedes und tippt Lieferant, Positionen und Summen ins ERP, und eine einzige vertippte Zahl kann eine Fehlzahlung auslösen, deren Korrektur weit mehr kostet, als die Erfassung je gespart hat.
Warum es länger dauert, als es aussieht
Keine zwei Lieferanten formatieren eine Rechnung gleich, also sucht ein Mensch dieselben Felder auf jedem Dokument an anderer Stelle. Genau dieses ständige Umschalten lässt ein paar hundert Rechnungen im Monat zu Tagen werden, und es ist die Arbeit, bei der die Aufmerksamkeit nachlässt und Fehler entstehen.
Die Folgekosten sind der Abgleich: Wenn ERP und Beleg nicht übereinstimmen, muss das jemand zum Monatsende finden und korrigieren, lange nachdem der Fehler passiert ist.
Was wir bauen würden
Eine Extraktions-Pipeline liest jede Rechnung per OCR und LLM, zieht Lieferant, Positionen, Summen und Bestellnummer heraus und validiert sie, Formatprüfungen, Abgleich mit der Bestellung und Dublettenerkennung, bevor etwas ins ERP geschrieben wird.
Sichere, abgeglichene Rechnungen werden automatisch gebucht; alles, was eine Prüfung nicht besteht, ein Betrag, der nicht aufgeht, ein Lieferant ohne Match, geht zur schnellen Freigabe oder Korrektur an eine Person, statt geraten zu werden.
Validierung, bevor etwas geschrieben wird
Nichts wird blind gebucht. Jedes Feld durchläuft Format- und Bereichsprüfungen, wird gegen die Bestellung und bestehende Lieferantendaten abgeglichen und auf Dubletten geprüft, damit dieselbe Rechnung nie zweimal gebucht wird.
Das Ergebnis ist ein sauberer Audit-Trail, der genau zeigt, was automatisch lief und was geprüft wurde, was Monatsende und jede Prüfung deutlich entspannter macht.
Ergebnisse, und wann nicht
Bei jedem Workflow mit echtem Volumen nimmt das den Großteil der manuellen Erfassungszeit ab und senkt die Fehlerquote nahe null, mit Amortisation meist in ein bis drei Monaten.
Hat ein Quellsystem wirklich keine API oder keinen Export, sagen wir ehrlich, dass die Integration brüchiger wird, und bei nur einer Handvoll Rechnungen im Monat sagen wir, dass sich die Automatisierung noch nicht lohnt.
Finance-Mitarbeitende tippten monatlich Daten aus tausenden PDF-Rechnungen ab – langsam, fehleranfällig und demotivierend.
Eine Extraktions-Pipeline liest Rechnungen, validiert gegen Bestellungen und schiebt strukturierte Daten mit menschlicher Prüfung für Ausnahmen ins ERP.
Manuelle Erfassungszeit von ~12 Stunden auf ~20 Minuten pro Stapel gesunken, mit weniger Fehlern und sauberem Audit-Trail.
Fluss erfassen
Wir verfolgen, wo Rechnungen entstehen und in welchen Systemen ein Wert landen muss, anhand Ihrer echten Belege.
Extraktion prototypen
Wir bauen OCR + LLM-Extraktion an Ihren unordentlichsten echten Rechnungen, nicht an sauberen Mustern.
Überwachter Entwurf
Es läuft neben Ihrem Team, das die Ausgabe gegen den Beleg prüft, bis die Genauigkeit hält.
Buchen & überwachen
Sichere Rechnungen buchen automatisch; ein Dashboard zeigt Auto-Rate, Ausnahmen und Durchsatz.
- Jedes Feld vor dem Schreiben gegen Ihre Daten validieren, nie blind buchen.
- Unsichere Vorgänge an einen Menschen leiten, statt eine Schätzung zu erzwingen.
- Einen Audit-Trail aus automatisch bearbeiteten vs. geprüften Vorgängen für Monatsende und Compliance führen.
- An Ihren echten, unordentlichen Dokumenten prototypen, nicht an sauberen Mustern.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserem ERP oder Buchhaltungstool?+
Wenn es eine API oder einen unterstützten Import hat, ja, wir buchen direkt hinein. Wir haben moderne Cloud-ERPs und ältere On-Prem-Systeme angebunden; fehlt eine API, finden wir den Weg (Importdateien, Datenbank oder ein unterstützter Konnektor).
Was ist mit Rechnungen in verschiedenen Layouts und Sprachen?+
Genau dafür ist der LLM-Schritt da: Er liest unstrukturierte, variierende Dokumente statt fester Vorlagen und beherrscht mehrere Sprachen. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen.
Wie verhindern Sie doppelte oder betrügerische Zahlungen?+
Dublettenerkennung und Bestell-/Lieferantenabgleich laufen, bevor etwas gebucht wird, und Zahlungen behalten immer eine menschliche Freigabe. Die Automatisierung bereitet vor und validiert; sie zahlt nicht blind.
Wem gehört die Pipeline danach?+
Ihnen. Sie läuft in Ihren Konten und Tools, dokumentiert, damit Ihr Finance- oder Ops-Team eine Validierungsregel selbst anpassen kann, ohne Abhängigkeit von uns.
Unsicher, was auf Sie zutrifft?
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